Katalogisering: Efterbearbetning av importerade poster

Vid import av poster från extern databas, t.ex. Libris, är det ofta nödvändigt att rutinmässigt lägga till ytterligare MARC-fält. Ofta handlar det om fält 852c (lokalsignum) och fält 653a (ämnesord, okontrollerat). Det är förstås möjligt att vid varje import manuellt lägga till dessa fält ett och ett under MARC-fliken i katalogen. Det finns emellertid ett enklare sätt. Appliceras en katalogmall på en befintlig post, tillförs denna de MARC-fält som finns i katalogmallen men som saknas i posten. Den data som redan finns i posten påverkas alltså inte. Med hjälp av en katalogmall som innehåller alla de fält som rutinmässigt måste tillföras importerade poster, kan importen av poster således göras betydligt smidigare.

Exempel

Skapa katalogmall för import

• Skapa en ny katalogmall (menyn Katalog > Alternativ och fliken Katalogmallar).
• Lägg till fält 245a, eftersom detta är obligatoriskt..
• Lägg till fält 852c och 653a.
• Spara katalogmallen som Importmall.

N.B. Sedan Mikromarc 3, version 5.1, följer ett antal fördefinierade katalogmallar för olika ändamål med systemet. Många av dessa innehåller fält 852c och 653a och därtill andra användbara fält. Fundera därför på om det skulle vara bättre att använda dessa än att skapa en egen katalogmall för import.

Importera post

• Importera en post från Libris (d.v.s. sök upp den i Libris och spara den i den egna katalogen).
• Växla till MARC-fliken för den nyligen importerade posten.
• Applicera mallen Importmall genom att välja den från listan över katalogmallar (till höger, strax övanför listan med MARC-fält). Fälten i mallen (852c och 653a) läggs tomma till den importerade posten.

Hantering av repeterbara fält

Inte sällan behöver man flera likadana fält i en post. Detta gäller inte minst fält för ämnesord (650a, 653a etc.). Det kan därför vara frestande att lägga till flera sådana fält i katalogmallen och sedermera fylla i bara så många som krävs i det enskida fallet. Dock sparas även tomma fält i posten, vilket (i skrivande stund) kan göra så att posten inte visas korrekt i Webbsök m.m. Katalogmallen bör därför innehålla bara ett fält av varje slag. Behöver man lägga till ytterligare fält då man importerat en post, t.ex. fler fält för ämnesord, kan man enkelt duplicera aktuellt fält (fältet där markören befinner sig) med hjälp av kortkommandot ALT-SKIFT-I.