Låntagare: Utformning av importfil för låntagarimport

För att kunna importera data måste syntaxen för poster, fält och kolumner i importfilen vara konsistent och utförd enligt vissa krav. Beroende på varifrån filen hämtas kan den behöva redigeras innan importen utförs. Nedan listas de kriterier som importfilen måste uppfylla.

Generella krav utformning av fil

• Importfilen måste innehålla ett värde som är unikt för varje låntagare, till exempel personnummer, medlemsnummer, anställningsnummer eller dylikt, för att det ska vara möjligt att matcha dubbletter och uppdatera befintliga låntagarposter
• Varje låntagare skall vara en rad i filen. Första raden kan vara en rubrikrad, som undantas vid import
• Inom varje rad skall respektive fält avskiljas med semikolon (en s.k. kolumnavskiljare)
• Varje fält (textsträng) kan omges av enkelt eller dubbelt citationstecken (en s.k. textindikator). Tomt fält markeras med två citationstecken. Textindikator är inte nödvändigt.
• Filen kan innehålla kolumner som inte ska importeras. Vilka dessa kolumner är specificeras i inställningarna för import.

Generella krav utformning av fält

• Förnamn och efternamn kan ligga i samma kolumn. Efternamnet ska då stå först och avskiljas från förnamnet med kommatecken och mellanslag: Efternamn, Förnamn
• Förnamn och efternamn kan också ligga i olika kolumner. Vad som är förnamn respektiver efternamn specificeras i inställningarna för import.
• Födelsedatum ska skrivas ut enligt ÅÅÅÅ-MM-DD
• Kön anges med F (Female) för kvinna och M (Male) för man
• Personnummer ska bestå av 12 tecken enligt ÅÅÅÅMMDDNNNK.
• Pinkod ska alltid vara fyrsiffrig
• Adress, postnummer och postort ska ligga i separata kolumner. Adressrad 1 och adressrad 2 ska ligga i separata kolumner.
• Personnummer kan användas som lokal nyckel. Det innebär att uppgiften importeras till ett fält som inte kan redigeras manuellt i låntagardetaljerna i klienten. Lokal nyckel används enbart som dubblettkontroll vid import

Exempel på filens utformning

name ;personssn ;mainaddrline1 ;mainzip ;mainplace ;mainphone ;mainemail ;mobile ;sex;class;
Josefsson, Ingemar ;199009091234;Storsten 41 ;793 31 ;Småstad ;0222-25096; ;07012345689;M ;1A  ;
Svensson, Margita ;199009091234;Stora gatan 19;793 31 ;Småstad ;0222-31117;  ; ;F ;1A  ;
Sundin, Christoffer;199009091234;Stora gatan 35;793 31 ;Småstad ;0222-22064;  ; ;M ;1B  ;
Lindberg, Rolf ;199009091234;Stenhagen 12 ;793 31 ;Småstad ;0222-21180;rolf@epost.se ;0701239658 ;M ;1B  ;
Josefsson, Pia ;199009091234;Storsten 11 ;793 31 ;Småstad ;0222-25096;pia@epost.se ;070123654 ;F ;1B  ;
Vall, Karl Åke ;199009091234;Stora Gatan 21;793 31 ;Småstad ;0222-31183;  ; ;M ;2A  ;

Ett exempel på en fil som kan importeras finner du här: >>>

Filens innehåll

Alla fält som finns i låntagardetaljerna kan importeras om de finns med i importfilen. I inställningarna för import bestämmer du vilken kolumn i filen som ska importeras till vilket fält i låntagardetaljerna. Det spelar alltså ingen roll i vilken ordning kolumnerna kommer i importfilen.

Om importfilen innehåller låntagare som ska knytas till olika enheter, låntagargrupper och klasser så måste dessa uppgifter finnas med i importfilen. Enheter och låntagargrupper måste finnas i databasen före import. Klasser skapas vid import och behöver bara finnas i importfilen. Varje uppgift anges i en egen kolumn, och du väljer mellan att använda antingen enhetens/låntagargruppens/klassens ID-nummer i databasen, eller enhetens/låntagargruppens/klassens namn i klartext.

Observera! En låntagarimport ändrar en stor mängd data på en väldigt kort tid. Det är därför viktigt att man förstår vad man gör innan man fortsätter med låntagarimporten. Man bör alltid starta med en testimport av en mindre delmängd (t.ex. 10 låntagare) och studera resultatet innan man man importerar hela filen. En misslyckad låntagarimport kan åtgärdas av personal på Bibliotekscentrum mot konsultarvode.