Förberedelser inför uppgradering till Mikromarc 3

Från Mikromarc Wiki
Hoppa till: navigering, sök

Detta är en översikt över vad du som bibliotekarie kan göra för att underlätta övergången från Mikromarc 2 till Mikromarc 3. Även om det dröjer lite innan det är dags för uppgradering kan det vara en god idé att gå igenom punkterna nedan redan nu.


Genomgång av materialtyper/kontrollfält

Inför övergången till Mikromarc 3 är det mycket viktigt att rensa bland materialtyperna. En instruktion om vad som ska göras finner du här.


Prefix på klasser och enheter

I Mikromarc 3 är det möjligt att samla elever i klasser. Eleven tillhör då både en låntagargrupp (t.ex. med namnet Elever) och en klass. För att konverteringen ska fungera korrekt måste du se till att de biblioteksenheter som har klasser förses med ett prefix. Samma prefix ska användas för de låntagargrupper som är klasser.

Börja med att förse biblioteksenheterna med prefix (OBS! Endast nödvändigt för de biblioteksenheter som har klasser):

  1. Starta MM2 DB Administration
  2. Gå till Modul > Enheter och avdelningar i den övre menyraden
  3. En lista över enheterna i databasen visas. Markera den enhet som du vill redigera och klicka på knappen Redigera
  4. Se till att du står under fliken Allmänt. Se till att det finns en enhetskod i avsett fält. En enhetskod kan t.ex. vara HB för Huvudbiblioteket. OBS! Enhetskoden ska vara unik i databasen och får inte användas på en annan enhet.


Se därefter till att de låntagargrupper som är klasser förses med ett prefix i namnet. Prefixet ska överensstämma med enhetskoden på biblioteksenheten, och ska skiljas från låntagargruppsnamnet med ett understreck. Exempel: Biblioteksenheten Skolbiblioteket får enhetskoden SB. Låntagargrupperna för elever vid skolbiblioteket ska då namnges enligt följande mönster: SB_1A, SB_2A osv.

Så här skapar du prefix för låntagargrupper:

  1. Starta MM2 Cirkulation
  2. Gå till Administration > Låntagargrupper i vänstermenyn
  3. Markera den låntagargrupp som du vill ändra och klicka på knappen Redigera
  4. Ett nytt fönster öppnas. Se till att du står under fliken Allmänt och ändra Gruppnamn till exempelvis SB_1A för låntagargruppen 1A
  5. Klicka OK och upprepa för alla klasser
  6. Kontrollera också att det inte finns någon låntagargrupp som saknar namn

Låntagargrupper som saknar prefix behålls som rena låntagargrupper.


Kontrollera uppgifter i MM2 DB Administration

  1. Starta MM2 DB Administration
  2. Gå till Modul > Enheter och avdelningar i den övre menyraden
  3. Markera aktuell enhet i listan som visas och klicka på knappen Redigera
  4. Fönstret Enhetsegenskaper öppnas. Se till att du står under fliken Allmänt och fyll eventuellt i fältet Bankkontonr, som då kommer att visas på de ersättningskrav som biblioteket skickar
  5. Se till att kontaktinformation är ifylld under flikarna Postadress och Adress. Den information som är inmatad under fliken Postadress kommer att visas på kvitton och i t.ex. krav och aviseringar som biblioteket skickar
  6. Under fliken E-postadress kontrollerar du att informationen i fältet Generell e-postadress är korrekt
  7. Om biblioteket är registrerat i base BIBLIOTEK (det norska Nasjonalbibliotekets databas med kontaktuppgifter till bibliotek över hela världen), ska du fylla i fälten Nationellt biblioteksnummer och Bibliotekets säkerhetskod under fliken Avancerad
  8. Klicka på OK för att stänga fönstret Enhetsegenskaper. Upprepa eventuellt för andra biblioteksenheter i databasen (dock behöver detta inte göras för avdelningar)


Dokumentera lånevillkor

I Mikromarc 3 finns flera kriterier för lånevillkor än i Mikromarc 2. Lånevillkoren i MM2 konverteras därför inte. Av den anledningen behöver du dokumentera hur lånevillkoren ser ut, som underlag för de nya lånevillkoren som ska skapas i Mikromarc 3.


Anpassningar och bilder i Mikromarc 2 Webbsök

Anpassningar i Webbsök konverteras inte. Dokumentera gärna eventuella anpassningar, så blir det lättare att anpassa Webbsök i Mikromarc 3. Skapa gärna en kopia av de olika sidorna i Webbsök som har anpassats, spara eventuella bilder och logotyper.


Felkatalogisering

Poster som saknar titel (245$a) söker du enkelt upp med följande söksträng: Title_marc_id > 0 and not TI = %

Poster som saknar exemplar finner du med denna sökning: Title_marc_id > 0 and not copy.copy_name = %

Radera kategorier som inte används

Ta vara på tillfället att radera kategorier som inte längre används. Många bibliotek har t.ex. gamla MM1-kategorier som inte används: IBEST, BEST, UTLÅN etc. Så här raderar du kategorier:

  1. Starta MM2 DB Administration
  2. Gå till Modul > Dokumentgrupper i den övre menyraden
  3. Markera den dokumentgrupp i listan som du vill radera kategorin i, och klicka på knappen Kategori
  4. Markera den kategori som du vill ta bort och klicka på Ta bort
  5. En dialogruta med frågan om du vill ta bort kategorin och alla dess referenser visas. Svara Yes
  6. Upprepa för övriga kategorier i databasen (från punkt 3), eller tryck OK för att lämna kategorilistan


Om en kategori inte kan raderas gör du följande:

  1. Klicka på knappen Redigera under punkt 4 ovan
  2. Klicka på knappen Utregistrera alla
  3. Svar ja på eventuella frågor om att fortsätta/ändra
  4. Klicka på knappen Stäng
  5. Se till att kategorin som ska tas bort är markerad och klicka återigen på knappen Ta bort


Meddelanderutiner och statistik

Meddelanderutiner

Kör gärna alla meddelanderutiner (krav, aviseringar, ersättningskrav) strax innan databasen ska konverteras, så slipper du göra detta de första dagarna som du använder Mikromarc 3.


Statistik

Ta ut statistik för föregående och innevarande år. Detta är en god idé då det inte råder ett 1 till 1 förhållande mellan historiken i MM2 och i MM3. För innevarande år bör statistikuttaget göras så tätt inpå konverteringen som möjligt.