Inköp: Arbetsgång vid beställning

Artikeln gäller fr.o.m. version 3 5.20 av Mikromarc.

Denna artikel beskriver arbetsgången i Mikromarc 3 Inköp. För en mer detaljerad beskrivning av inköpsfunktionerna samt skärmbilder, se manualen för Mikromarc 3 Inköp, som finns att ladda ner på Bibliotekscentrums hemsida: www.bibliotekscentrum.se - Ladda ner material för Micromarc 3

Beställning via Btj:s webbshop

1. Gör din beställning i Mediadirekt. Beställningspost samt antal beställda exemplar importeras då till vald katalog i Mikromarc. Om det redan finns en post med det aktuella BURK-numret i din katalog, läggs exemplaren på den befintliga posten. Exemplaren får status Under inköp. Information om beställda exemplar importeras till inköpsmodulen, där exemplaren får status Beställd.
2. Ändra vid behov den importerade inköpsinformationen.
3. När de beställda exemplaren levererats går du till inköpsmodulen och registrerar exemplaren som mottagna. Du kan då välja att ge exemplaren status Tillgänglig på hylla eller annan status som passar ditt biblioteks rutiner.

Manuell order vid beställning från andra leverantörer än Btj

1. Registrera de beställda exemplaren i Mikromarc, med exemplarstatus Ska beställas. Detta kan göras via inköpsmodulen, om det är t ex bibliotekets inköpsansvarige som bestämmer vad som ska köpas in. Det kan också göras i katalogen, om det är t ex en ämnesansvarig utan tillgång till inköpsmodulen som bestämmer vad som ska köpas in.
2. Upprätta en ny order i inköpskorgen, se avsnittet Upprätta ny order nedan.
3. Ändra vid behov den inköpsinformation som du angav vid beställning.
4. När de beställda exemplaren levererats går du till inköpsmodulen och registrerar exemplaren som mottagna, genom att markera exemplaren i listan och klicka på knappen Motta exemplar. Du kan då välja att ge exemplaren status Tillgänglig på hylla eller annan status som passar ditt biblioteks rutiner.

Upprätta ny order

1. I listan över beställningar syns de exemplar du har lagt till med status Ska beställas. Markera de exemplar som du vill ta med till en ny order och klicka på den vänstra korgikonen i verktygslisten för att placera dem i inköpskorgen.
2. Öppna inköpskorgen genom att klicka på den högra korgikonen. I dialogrutan Inköpskorg – ny beställning kan du välja leverantör med hjälp av knappen Finn leverantör och justera övriga uppgifter om exemplaren.
3. Klicka på Upprätta beställning för att generera en ny order och uppdatera exemplarens inköpsstatus till Beställd. Du kan då välja mellan att skriva ut ordern, sända ordern som e-post eller bara registrera exemplaren som beställda, om du redan har gjort beställningen, t ex i leverantörens webbshop eller via telefon.

Registrera en större mängd exemplar, t ex klassuppsättningar och läromedel

För bibliotek som hanterar större mängder exemplar till en viss titel, t ex en klassuppsättning, så kan det vara smidigt att använda funktionerna för manuell order i inköpsmodulen för registrering, trots att exemplaren inte i övrigt är att betrakta som regelrätta inköp. Om man inte har streckkoder som följer på varandra i nummerordning så måste man i katalogen registrera exemplaren med streckkoder ett och ett. För att i stället skapa en lista där man kan scanna in streckkoderna på en mängd exemplar i följd så kan man skapa en manuell order för dessa exemplar. Gör så här:

1. Sök fram posten i katalogen och registrera exemplaren med exemplarstatus Ska beställas.
2. Sök fram titeln i inköpsmodulen. Markera de exemplar som du vill ta med till en ny order - med tangentkombinationen Ctrl + A markerar du alla exemplar - och klicka på den vänstra korgikonen i verktygslisten för att placera dem i inköpskorgen.
3. Öppna inköpskorgen genom att klicka på den högra korgikonen. I dialogrutan Inköpskorg – ny beställning måste du välja leverantör med hjälp av knappen Finn leverantör. Ifall du bara använder inköpsfunktionerna för att registrera exemplar och inte har behov av att specifisera leverantör, så kan du använda en allmän leverantör som du kan döpa till t ex "Övriga inköp". Det är dock obligatoriskt att ange en leverantör.
4. Klicka på Upprätta beställning för att generera en ny order och uppdatera exemplarens inköpsstatus till Beställd. Du kan då välja mellan att skriva ut ordern, sända ordern som e-post eller bara registrera exemplaren som beställda. Ifall du bara använder inköpsfunktionerna för att registrera exemplar och inte har behov av att kontakta leverantören så kan du välja alternativet Registrera utan att sända meddelande.
5. Sök fram och markera exemplaren till titeln i inköpsmodulen.
6. Klicka på knappen Motta exemplar. Du kan då välja att ge exemplaren status Tillgänglig på hylla eller annan status som passar ditt biblioteks rutiner samt ändra övriga exemplardetaljer för alla exemplaren i mängd.
7. Scanna in streckkoderna på exemplaren i fältet Ex.streckkod.
8. När du har scannat in alla streckkoderna, klicka på knappen F2 Motta eller använd F2-tangenten på tangentbordet för att markera exemplaren som tillgängliga för cirkulation.