Skicka krav, ersättningskrav eller påminnelse

Innan du börjar använda Meddelandecenter bör du ha gjort vissa inställningar, som beskrivs här. Denna instruktion beskriver hur du gör inställningar för olika meddelanderutiner i MM2 Meddelandecenter och hur du genererar kravbrev och aviseringar. Om du vill ha mer utförliga beskrivningar med bilder, kan du ladda hem en manual från Bibliotekscentrums hemsida.

Skicka brev från Meddelandecenter

I denna instruktion används kravbrev som exempel, men arbetsgången är densamma även för att skicka aviseringar, ersättningskrav och påminnelser.

Skicka krav, ersättningskrav, avisering eller påminnelse

1. Öppna MM2 Meddelandecenter, antingen via ikonen på startmenyn eller via knappen Brev i MM2 Cirkulation
2. Markera den kravrutin som du vill använda i listan under fliken Rutiner och klicka på Kör meddelande
3. Programmet arbetar en stund och presenterar sedan en lista över exemplar som ska krävas in. Välj fliken Låntagare för att se listan sorterad på låntagare
4. Klicka på knappen Sänd/skriv ut
5. Om en eller flera meddelanden ska skickas via brev, öppnas fönstret Skriv ut, där du har möjlighet att välja skrivare. Klicka sedan på knappen Skriv ut
6. Nu kommer programmet att skriva ut brev och skicka SMS eller e-post. När programmet har arbetat klart, får du frågan om du vill uppdatera databasen efter utskrift/sändning. Klicka på Ja om du vill att programmet ska komma ihåg att meddelandena har skickats. I undantagsfall klickar du på Nej. Då kommer meddelandena att ligga kvar nästa gång du kör kravrutinen
7. Klicka på Stäng. Om du inte har uppdaterat databasen, kommer du att få en påminnelse om detta när du stänger fönstret. Du kommer då att än en gång få frågan om du vill uppdatera databasen

Skicka ett urval meddelanden

Om du endast vill skriva ut en delmängd av det antal meddelanden som har genererats vid körning av en rutin, gör du så här:

1. Öppna MM2 Meddelandecenter, antingen via ikonen på startmenyn eller via knappen Brev i MM2 Cirkulation
2. Markera den kravrutin som du vill använda i listan under fliken Rutiner och klicka på Kör meddelande
3. Programmet arbetar en stund och presenterar sedan en lista över exemplar som ska krävas in. Om du hellre vill sortera listan på låntagare, klickar du på fliken Låntagare
4. Klicka på knappen Avmarkera alla. Nu försvinner bocken i rutan till vänster om varje titel/låntagare
5. Bocka för de titlar som du vill kräva/låntagare som du vill sända kravbrev till
6. Klicka på knappen Sänd/Skriv ut. Programmet skickar nu endast krav för de titlar/låntagare som är förbockade
7. När du sedan uppdaterar databasen kommer programmet att komma ihåg vilka exemplar som krävts, och vid nästa körning av kravrutinen kommer de krav som ännu inte har skickats att genereras på nytt

Ändra meddelandesätt tillfälligt

När du har kört t.ex. en kravrutin, och en lista över exemplar som ska krävas har genererats, kan du tillfälligt ändra meddelandesätt för enstaka eller samtliga kravmeddelanden. Gör så här:

1. Välj fliken Låntagare (du kan arbeta från fliken Exemplar också, men arbetet kan då upplevas som mindre överskådligt)
2. För att ändra meddelandesätt för samtliga låntagare:
   1. Klicka på knappen Sänd som
   2. Klicka på något av alternativen Sänd alla som brev, Sänd alla som e-post eller Sänd alla som SMS. (Om du ångrar ditt val klickar du återigen på knappen Sänd som och väljer alternativet Återställ till standard). Om något av dessa alternativ inte är tillgängligt, behöver du se över dina inställningar
   3. Klicka på knappen Sänd/Skriv ut
3. För att ändra meddelandesätt för ett urval låntagare:
   1. Markera låntagaren i listan och klicka sedan på knappen Sänd som
   2. Välj något av alternativen Sänd som brev, Sänd som e-post eller Sänd som SMS. Om något av dessa alternativ inte är tillgängligt, behöver du se över dina inställningar
   3. Upprepa för de låntagare som ändringen ska gälla
4. Klicka på knappen Sänd/Skriv ut