Lånevillkor

Denna artikel beskriver hur lånevillkoren fungerar och ger dig tips kring hur du ska tänka när du skapar lånevillkor. Tänk på att ändringar i lånevillkoren gäller endast för lån och reservationer som görs efter att ändringarna har gjorts. Lån och reservationer som gjordes före ändringen påverkas inte.

Så här fungerar lånevillkoren

För att lånevillkoren ska fungera effektivt och problemfritt är det viktigt att villkoren är så få som möjligt - ett rimligt antal är ca 10 lånevillkor. Nederst i tabellen över lånevillkor ligger det mest grundläggande lånevillkoret, som tillåter utlån av alla materialtyper, vid alla enheter, till alla låntagare. Detta lånevillkor är fördefinierat och kan redigeras, men inte raderas. De lånevillkor du sedan lägger till ska endast gälla de undantag som finns till det grundläggande villkoret. Du behöver alltså inte lägga till villkor för att tillåta utlån till varje enskild låntagargrupp eller för att tillåta utlån av olika materialtyper – detta justeras redan i det grundläggande villkoret.

De lånevillkor du lägger till ordnas automatiskt i tabellen, med det mest specifika lånevillkoret överst, och det mest grundläggande lånevillkoret nederst. Vid utlånstillfället genomsöker systemet tabellen med lånevillkoren, i ordningen uppifrån och ner. Detta innebär att systemet går igenom de mest specifika lånevillkoren först, innan det tar hänsyn till de med generella villkoren. Så snart systemet hittar det villkor som uppfyller lånet, upphör sökandet.

Exempel: Bertil, som tillhör låntagargruppen Allmän försöker låna en film. Vid utlåningstillfället genomsöker systemet tabellen över lånevillkor uppifrån och ner. Eftersom Bertil inte tillhör låntagargruppen Personal, kommer systemet att hoppa över det första lånevillkoret och gå vidare till nästa villkor i tabellen. Det andra villkoret i tabellen uppfyller villkoren för det lån som Bertil försöker göra. Detta innebär att systemet upphör att genomsöka tabellen och nekar Bertil att låna filmen.

Förslag till strategi vid upprättande av lånevillkor

Innan du upprättar lånevillkor måste du först fundera kring vilka behov som finns vid just ditt bibliotek. Utgångspunkten är att allt material ska kunna lånas ut till alla. Med detta i åtanke kan det sedan vara rimligt att skapa en lista över följande:

1. Material som biblioteket inte vill låna ut
2. Material som biblioteket vill låna ut under särskilda villkor, t.ex. med en kortare utlånsperiod
3. Låntagargrupper som ska ha särskilda lånevillkor, t.ex. längre utlånsperiod

Ovanstående punkter kan sedan kombineras, bl.a. kan material lånas ut endast till en särskild låntagargrupp, under särskilda villkor.

Material som biblioteket inte vill låna ut

Exempel på material som bibliotek vanligen inte vill låna ut, är referensexemplar och dagstidningar. Dagstidningar är i regel en materialtyp, medan referensexemplar ofta är knutna till en särskild avdelning, i detta exempel med namnet Ref.

Lånevillkoren för dagstidningar och referensexemplar skulle då se ut så här:

Det har ingen betydelse vilket villkor du lägger in först – villkoren ordnar sig automatiskt, med det mest specifika lånevillkoret överst. Detta följer en hierarki, där låntagargrupp prioriteras före enhet, som i sin tur prioriteras före materialtyp.

Eftersom målet är att ha så få lånevillkor som möjligt, är det viktigt att noggrant tänka igenom villkoren innan du skapar dem. Om du delar databas med flera bibliotek bör du sträva efter att så många av villkoren som möjligt ska vara gemensamma. Om man vill låna ut CD-ROM vid huvudbiblioteket, men inte vid filialen, bör lånevillkoren se ut så här:

Eftersom vi i det grundläggande lånevillkoret tillåter utlån av alla materialtyper, däribland CD-ROM, behöver undantaget skapas endast för filialen.

Material som biblioteket vill låna ut under särskilda villkor

Exempel på material som bibliotek vill låna ut under särskilda villkor, är tidskrifter och filmer. De särskilda villkoren kan t.ex. handla om att man vill ta betalt för lånet, eller att man vill förkorta lånetiden.

Bilden ovan visar lånevillkoren för materialtypen film. Enligt de inställningar som har gjorts, kostar lånet 20 kronor per exemplar, och låneperioden är begränsad till tre dagar.

Låntagargrupper med särskilda lånevillkor

Denna typ av lånevillkor kan vara användbar om låntagare bötfälls när lånat material inte lämnas in i tid, och undantag ska skapas för t.ex. barn och ungdom. Det kan också vara praktiskt om man vill ge vissa låntagargrupper längre lånetid.