Låntagarimport

Denna instruktion beskriver hur du gör de inställningar och anpassningar som krävs för att utföra en lyckad låntagarimport. Rutinen för låntagarimport förbättrades i programversion 2.6.2.1 (läs mer om detta här. Beroende på vilken programversion du arbetar i kan arbetsgången och inställningarna variera något. Om det är första gången du genomför en låntagarimport, eller om du vill ha arbetsgången tydligare beskriven med bilder, rekommenderar vi att du istället använder dig av den manual för låntagarimport som du finner här.

Importera låntagare: Översikt

Detta avsnitt syftar till att ge en kort översikt över arbetsgången vid låntagarimport. Varje steg beskrivs i ett eget avsnitt längre fram i manualen.

1. Lägg över samtliga låntagare till låntagargruppen ”Avgångna”. Om du har en tidigare programversion än Mikromarc 2.6.2.1 måste du även skapa låntagargrupper för de klasser som kommer att finnas på skolan under läsåret. Läs mer i avsnittet ”Förberedelser”
2. Kontrollera att importfilen uppfyller kraven för att användas som importfil
3. Bestäm vilket fält programmet ska använda för att matcha låntagare i importfilen mot låntagare i låntagarregistret. Bocka för alternativet i importprogrammet. I Mikromarc version 2.6.1.4 kan matchning endast ske med hjälp av lokal nyckel, medan du i version 2.6.2.1 har fler val. Det fält du väljer används av importprogrammet för att avgöra om en låntagare i importfilen redan finns i låntagarregistret eller inte. Om låntagaren redan finns i låntagarregistret uppdaterar programmet uppgifterna i registret med uppgifterna från importfilen. Om låntagaren däremot inte finns sedan tidigare skapar programmet en ny låntagarpost
4. Gör övriga inställningar i importprogrammet. Bland annat ska du ange vilket tecken som separerar fälten i importfilen och vilket tecken som omger varje textsträng (fliken Format), samt ange vilka fält som finns i importfilen och i vilken ordning de kommer
5. Gör en testimport med exempelvis två låntagare

Förberedelser

Låntagargrupper

Om du har version 2.6.1.4 eller lägre måste låntagargrupper finnas registrerade i MM2 Cirkulation före import av låntagarregister. Har du version 2.6.2.1 är detta inte nödvändigt, och du kan gå vidare till ”Satsvis flyttning av låntagare”.

1. Öppna MM2 Cirkulation och klicka på ikonen ”Administration” i vänstermenyn. Klicka därefter på ikonen ”Låntagargrupper”.
2. Se till att låntagarna är ordnade i adekvata låntagargrupper med uppgifter om skolans namn (om Mikromarcinstallationen omfattar flera skolor), aktuell årskurs och klass. Namnet/koden för en låntagargrupp får vara max 30 tecken. (Obs! I version 2.6.1.4 eller lägre är max antal tecken begränsat till 10 resp. 15 tecken).
3. Skapa en låntagargrupp för elever som slutat skolan, flyttat mm. Denna låntagargrupp benämns här ”Avgångna”. Det är även lämpligt att skapa låntagargrupper för personal, fjärrlån/andra bibliotek mm.

Satsvis flyttning av låntagare

Innan låntagarimporten sker, ska alla låntagare flyttas till låntagargruppen ”Avgångna”, oavsett om de har lån kvar eller ej. Detta görs enklast med hjälp av funktionen ”Satsvis flyttning”.

1. Öppna MM2 Cirkulation. Klicka på ikonen Administration, sedan på ikonen Låntagargrupper, och därefter på ikonen ”Satsvis flyttning…”
2. Klicka på ikonen ”Ny…”. I fönstret som sedan visas anger du vilken låntagargrupp du vill flytta medlemmar från, och vilken grupp du vill flytta medlemmarna till. I fältet ”Ordning” anger du siffran ”1” för den grupp medlemmar du vill flytta först, ”2” för den grupp du vill flytta därefter, o.s.v. Tryck ”OK”. Den valda låntagargruppen har nu lagts till i en lista över grupper som ska förflyttas.
3. För att lägga till flera låntagargrupper i listan upprepar du proceduren: Klicka på ikonen ”Ny”, ange vilken låntagargrupp som ska flyttas samt att den ska flyttas till låntagargruppen ”Avgångna” och välj ”OK”.
4. När alla låntagargrupper har lagts till i listan (glöm inte låntagargrupper för personal och fjärrlån/andra bibliotek etc.) klickar du på ikonen ”Flytta alla…” som ligger längst till höger i menyn. Du får då frågan om du vill utföra alla satsvisa flyttningar.Välj ”Yes”.

När alla låntagargruppers medlemmar har flyttats till låntagargruppen ”Avgångna” och när andra nödvändiga inställningar har gjorts (se avsnittet ”Inställningar”), utförs låntagarimporten.

Utformning av importfil

För att kunna importera data måste syntaxen för poster, fält och kolumner vara konsistent och utförd enligt vissa krav. Beroende på varifrån filen hämtas kan den behöva redigeras innan importen utförs. Nedan listas de kriterier som importfilen måste uppfylla.

Generella krav utformning av fält

• Personnamn skall ligga i ett gemensamt fält för efter- och förnamn. Efternamnet ska stå först och avskiljas från förnamnet med enbart mellanslag, eller med kommatecken och mellanslag. (Senare vers. av MMC klarar att importera personnamn från två fält. Dessa måste då stå i direkt anslutning till varandra. Detta måste dessutom anges i inställningarna före import. Läs mer om detta under rubriken ”Inställningar” i denna guide. ) Om för- och efternamn anges i samma fält kan det vara bra att skilja förnamnet från efternamnet med ett komma, eftersom MM2 då kan invertera namnet t.ex. vid utskrift av adressuppgiften i kravbrev (Ex. ’Andersson, Anders’).
• Postnummer skall ligga i ett separat fält, skilt från postorten.
• Kön anges med F (Female) för kvinna och M för man.
• Födelsedatum ska skrivas ut enligt ÅÅÅÅ-MM-DD och skiljas från personnumrets sista fyra siffror, som ska stå för sig i ett eget fält. Personnummer skrivs endast ut med alla tio siffror i ett och samma fält när det används som lokal nyckel.
• Låntagargrupp är tänkt för en kod och bör därför högst var 8-10 tecken. Vid en hierarkisk uppbyggnad av låntagargrupper, t.ex. klasser i en skola, bör låntagargruppen byggas upp från överordnad enhet till underordnad, t.ex. skola, årskurs, klass (NV3A).

Generella krav utformning av fil

• Varje låntagare skall vara en rad i filen. Första raden skall vara en låntagare, inte rubrikrad.
• Inom varje rad skall respektive fält avskiljas med kommatecken eller med semikolon. Vidare skall varje fält (textsträng) omges av enkelt eller dubbelt citationstecken. Tomt fält markeras således med två citationstecken.

Vilka tecken som används som fältseparator och citationstecken för textsträng i importfilen ska sedan specificeras i importprogrammet i MM2 Cirkulation. Klicka på ikonen Administration, därefter på ikonen Låntagarimport/export, och välj fliken Format. Genom att trycka på pilen till höger om respektive fält, kan du välja det tecken som används som fältseparator respektive citationstecken.

Inställningar - fliken Allmänt

Under fliken ”Allmänt” görs viktiga inställningar för bl.a. enhet och matchning av låntagardata.

Val av enhet och låntagargrupp

Vid import av låntagardata ska programmet ställas in på en enhet motsvarande filen som ska importeras. Enhet är en administrativ funktion och motsvaras i detta fall av respektive skola/arbetsenhet som är med i användningen av biblioteksdatasystemet.

1. Öppna MM2 Cirkulation. Klicka på ikonen ”Administration” i vänstermenyn. Klicka sedan på ikonen ”Låntagarimport/export” och välj fliken ”Allmänt”.
2. Välj enhet genom att klicka på pilen till höger om fältet ”Enhet” och ange därefter vilken fil som ska importeras till enheten med hjälp av knappen ”Bläddra…” till höger om fältet ”Filnamn”.
3. Bredvid fältet för enhet, finns ett fält för låntagargrupp. Denna inställning används endast då alla låntagare i importfilen tillhör en och samma låntagargrupp. Om importfilen innehåller låntagare från skilda låntagargrupper, lämnas detta fält tomt.

Filnamn

I fältet för filnamn anger du sökvägen till importfilen. Om du inte kan sökvägen utantill, letar du rätt på filen med hjälp av knappen ”Bläddra” till höger om fältet, och klickar på knappen ”Öppna”.

Val av fält för matchning

Lokal nyckel (local key) är en unik uppgift vars funktion är att avgöra om en låntagare redan finns i låntagarregistret eller inte, så att duplettposter inte skapas. Vid en låntagarimport används local key som en ”nyckel” vid uppdatering av registret, så att rätt låntagarpost blir uppdaterad. Om låntagaren inte finns i låntagarregistret sedan tidigare skapar programmet en ny låntagarpost. Som lokal nyckel används oftast personnummer eller unika post-ID från det exporterande systemet.

Om du har en äldre version av Mikromarc (2.6.1.4 eller lägre), kan matchning endast göras med hjälp av en Lokal nyckel. Om det inte redan finns en lokal nyckel angiven, måste denna anges före import. För att göra detta måste ett särskilt skript som Bibliotekscentrum tillhandahåller köras mot databasen. Detsamma gäller om du har lagt till låntagare manuellt i låntagarregistret. Om du inte kör ovan nämnda skript kommer duplettposter att skapas. Kontakta Bibliotekscentrums support för mer information.

Med programversion 2.6.2.1 eller högre, kan matchning fortfarande göras på lokal nyckel, men om det passar dig bättre kan du istället välja att matcha på streckkod, eller på SSN (personnumrets fyra sista siffror) och namn och födelsedatum . En liknande möjlighet fanns redan i tidigare versioner, men bara för de bibliotek som hämtar sina låntagaruppgifter från det elevadministrativa systemet IST. Ett sådant bibliotek bockar för rutan ”Importera från IST” överst till höger i skärmbilden. När denna ruta har bockats för, är det möjligt att välja alternativet ”Matcha låntagare i IST-filen på namn och födelsedatum istället för local key”. Observera att dessa inställningar endast fungerar om låntagaruppgifter importeras från systemet IST.

Skapa fil för avvisade låntagare

Innan du startar låntagarimporten bör du skapa en fil för avvisade låntagare. Om något fel uppstår under importen, t.ex. om importfilens utseende inte stämmer överens med inställningarna (läs mer om detta i avsnittet om fliken ”Fält”) kommer de låntagare som inte kan importeras att flyttas till denna fil. För att skapa en fil för avvisade låntagare klickar du på knappen ”Bläddra” till höger om fältet ”Logga avvisade till fil”. I fönstret som öppnas namnger du en fil och klickar sedan på knappen ”Öppna”.

Inställningar - fliken Fält

I inställningarna under denna flik beskriver du hur importfilen ser ut. Detta är nödvändigt för att informationen i importfilen ska styras i rätt ordning till rätt fält i MM2 Cirkulation.

1. I högerkolumnen ”Field name” återfinns alla de fältnamn som presenteras i respektive låntagarbild i MM2 Cirkulation. Här anger du vilken information som finns med i importfilen (t.ex. namn, kön och adress), genom att sätta en bock framför motsvarande fältnamn.
2. För att programmet ska kunna veta vilken information som ska hämtas varifrån i importfilen, måste detta anges. Siffrorna i vänsterkolumnen ”Column order” anger var i importfilen viss information står att finna. Exempel: Om den uppgift som används som lokal nyckel finns i importfilens första kolumn, ska fältet Local_Key tilldelas siffran ”1”.

Obs! Om personnummer används som local key, och dessa skrivs ut utan bindestreck (t.ex. 199305061542), måste detta anges genom att bocka för rutan ”Int”, som står att finna vid sidan om fältet ”Local_Key”. Om bindestreck används lämnar du rutan tom.

I Mikromarc version 2.6.2.1 har du ytterligare en valmöjlighet under denna flik. Till höger om Grp_code, finns alternativet ”Skapa ny låntagargrupp om den inte finns”. Om du bockar för detta alternativ, behöver du inte skapa låntagargrupper manuellt innan du startar importen (se avsnittet ”Förberedelser”, rubriken ”Låntagargrupper”).

Starta importen

När importfilen är korrekt utformad och alla inställningar har gjorts, startar du importen genom att klicka på ikonen ”Starta”,

Vanliga problem

För att importen ska fungera måste information matas in på ett korrekt sätt.

• Fält som innehåller oren information stoppar importen
• Fält som saknar ”starttecken” stoppar importen (varje fält ska inledas och avslutas med ett enkelt eller dubbelt citationstecken)
• Fält för låntagarkod med ”skola/årskurs/klass" är för långt och måste redigeras för att kunna importeras
• Om post/rad avslutas med oren information (t.ex. ”;”) hindras importen
• Kodning av kön för kvinnor måste vara ”F” (Female) och inte ”K”