Listor

Denna artikel beskriver hur du skapar listor över beståndet i MM2 Katalog. Listor kan enkelt skapas på grundval av en träfflista, eller med hjälp av en fördefinierad lista, där kriterierna för hur listan ska se ut redan är bestämda.

Skapa lista av träfflista

1. Öppna MM2 Katalog
2. Gör en sökning beroende på vad du vill skapa en lista av. Om du t.ex. vill skapa en lista över böcker skrivna av Astrid Lindgren, söker du på FÖ=Lindgren, Astrid
3. När programmet har tänkt klart och du har en färdig träfflista, klickar du på skrivarikonen eller trycker F11. Fönstret Skriv ut resultat av katalogsökning öppnas
4. Listtitel: I det översta fältet skriver du in listans överskrift
5. Listformat: Här anger du om listan ska visas i formatet Fullt, som visar posterna i ISBD-format, eller Rad, som visar minimalt med information
6. Avancerad: När du klickar på denna knapp får du möjlighet att specificera om listan ska innehålla index, och om listan ska vara alfabetisk eller systematisk
   1. Index: Om Författare, Titel och Ämne är förbockat, kommer dessa att visas i alfabetisk ordning i slutet av listan
   2. Listtyp: Under rubriken Listtyp anger du om listan ska visas i alfabetisk eller systematisk ordning. En alfabetisk lista sorterar alla posterna efter huvuduppslag, medan en systematisk lista sorterar posterna efter klassifikation
   3. Klicka på knappen Stäng när du är nöjd med dina inställningar
7. Hämta hyllsignatur från: Denna inställning anger inte bara varifrån information om hyllplacering ska hämtas, utan fungerar även som ett filter. Om du t.ex. väljer något av alternativen Exemplar vid inloggad enhet, eller Exemplar vid alla enheter, kommer alla poster som saknar exemplar att uteslutas från listan, även om de finns med i den ursprungliga träfflistan. Om du vill vara säker på att få med alla poster som visas i den träfflista som din sökning genererade, ska du därför välja att hämta hyllsignatur från Bibliografisk post
8. Fler fält: Längst ner i skärmbilden finns ytterligare två alternativ som gör det möjligt att ta med exemplarinformation och ISBD-anmärkningar i listan
9. Förhandsgranska: När du har gjort dina inställningar kan du välja mellan att förhandsgranska listan, skriva ut den, och spara den till fil. Om du väljer alternativet Förhandsgranska, så kommer listan att produceras i HTML och öppnas i din webbläsare (t.ex. Explorer). Du kan sedan välja att skriva ut listan direkt från webbläsaren
10. Spara till fil: Om du väljer alternativet Spara till fil, kommer listan att sparas i HTML-format. Detta innebär att du enkelt kan lägga ut listan på en intranät-/Internetsida, utan att behöva omarbeta den

Fördefinierade listor

I MM2 Katalog finns fördefinierade nyförvärvslistor (alfabetisk och systematisk), där kriterierna för hur listan ska se ut redan är bestämda. Dessa hittar du genom att klicka på Rapporter i vänstermenyn, och därefter på ikonen Kataloglistor.

I fönstret som öppnas kan du skapa en nyförvärvslista genom att dubbelklicka på något av alternativen Nyförvärvslista, alfabetisk och Nyförvärvslista, systematisk (alternativt markera och klicka på ikonen Förhandsgranska). Nyförvärvlistorna förutsätter att nya poster som registreras, ordnas i kategori Nytt. (Läs mer om kategorier här).

Ändra fördefinierade listor

För att ändra i fördefinierade listor, väljer du rubriken Inställningar i vänstermenyn och klickar på ikonen Listor. Fönstret Listdefinitioner öppnas då. Här kan du lägga till mallar till egna listor, och ändra eller radera mallar till redan befintliga listor.

Markera den lista som du vill redigera, och klicka på ikonen Redigera (alternativt dubbelklicka på listan). Inställningarna för vald lista visas då i fönstret Redigera listdefinition.

Lista: Här anges listans namn, som det visas i listan över valbara listor. Listans namn som det visas i den färdiga listan måste dock ställas in under fliken Utseende.

Söksträng: Här anger du det sökkommando som är aktuellt för att presentera rätt information i listan. I nyförvärvslistorna är söksträngen KA=Nytt, vilket innebär att systemet söker upp alla poster som är inregistrerade i kategori Nytt.

Listfilter: Om du så önskar kan du begränsa sökningen med ett fördefinierat filter, så att t.ex. endast skönlitteratur tas med i listan. Klicka då på knappen Ändra filter. Markera det filter du vill använda i högerspalten och klicka sedan på knappen Lägg till. Spara din inställning genom att klicka OK. Observera att dessa filter förutsätter en korrekt katalogisering av Marc-fält 008.

Fler inställningar kan göras under fliken Utseende och Index.

Skapa ny fördefinierad lista

Om du regelbundet skapar en lista efter särskilda kriterier, kan det vara en bra idé att skapa en egen mall, som du sedan kan använda varje gång listan ska skrivas ut. Klicka på knappen Ny, gör en egen listdefinition i fönstret som öppnas och klicka OK, så har du sparat en egen fördefinierad lista.