Konverterade utgivningsplaner och abonnemang

Inledning

Vid övergång från Mikromarc 2 till Mikromarc 3 konverteras den information som finns om pågående tidskriftsabonnemang i Mikromarc 2. I Mikromarc 3 är de befintliga abonnemangen stoppade efter konvertering och man behöver kontrollera inställningar för utgivningsplaner och abonnemang innan första häftet kan ankomstregistreras. Denna artikel är en lathund för vad som behöver göras för att sätta igång konverterade utgivningsplaner och tidskriftsabonnemang.

Sammanfattning

Utgivningsplan

• Korrigera inställningarna i utgivningsplanen
• Välj ett startdatum som sammanfaller med utgivningsdagen för det första häftet som ska ankomstregistreras
• Spara utgivningsplanen när du är nöjd med förhandsvisningen i steg 3

Abonnemang

• Kontrollera inställningarna för abonnemanget
• Välj ett startdatum som sammanfaller med utgivningsdagen för det första häftet som ska ankomstregistreras
• Spara abonnemanget.

Ankomstregistrering

• Ankomstregistrera första häftet

Steg för steg

När du ska kontrollera och korrigera utgivningsplan och abonnemang behöver du ha tillgång till

• Utgivarens plan för tidskriftens utgivning. Många tidskrifter kan sökas på sverigestidskrifter.se, där även utgivningsplanerna redovisas.
• Format för namngivning av årgång och häfte. Det är inte säkert att de nya posterna som genereras utifrån utgivningsplanen kommer att ha samma format som befintliga poster, men för att det ska se så konsekvent ut som möjligt så bör du kontrollera formatet för namngivning av tidskriftstitlarna i katalogen.
• Nummer och utgivningstid för det häfte av tidskriften som ska ankomstregistreras härnäst.

Utgivningsplan

• Sök fram tidskriften i sökrutan högst upp till höger i skärmbilden, eller markera titeln i listan. Kontrollera noggrant att rätt titel är markerad.
• Finns det något häfte som har status Beställt under titeln längt ner i skärmbilden? Börja med att ta bort det. Rätt häfte kommer att skapas utifrån de korrigerade inställningarna i utgivningsplanen.

• Klicka på Utgivningsplan för att se utgivningplanen för tidskriften. Utgivningsplanen öppnas i det tredje och sista steget i vägvisaren för utgivningsplaner, där du kan se en förhandsvisning av de häften som kommer att genereras utifrån befintliga inställningar. När du växlar mellan stegen i vägvisaren får du ett meddelande om att du har ändrat uppgifter i en befintlig utgivningsplan. Svara Ja på frågan om du vill fortsätta. Ändringarna sparas inte förrän du senare klickar på Slutför. Klicka på Föregående tills du kommer till Steg 1 i vägvisaren.

Steg 1

• Ange ett startdatum för utgivningsplanen i rutan Utgivningsplanen gäller för perioden: fr.o.m.: högst upp i dialogrutan. Startdatumet ska vara ett datum före utgivningsdatum för det första häftet som ska ankomstregistreras. I vissa fall kan det vara nödvändigt att gå tillbaka till steg 1 och justera startdatum för att rätt häften ska komma med i förhandsvisningen, se vidare under Steg 3.
  • Observera att utgivningsplanen gäller för alla abonnemang på titeln. Om du har flera abonnemang, eller om det finns fler enheter i databasen som har abonnemang på samma tidskrift, så ska startdatum vara ett datum före utgivningsdatum för det första häfte som ska ankomstregistreras i något av dessa abonnemang.
• Om du inte känner till att det finns ett bestämt stoppdatum för utgivningsplanen, så ska rutan Utgivningsplanen gäller för perioden: t.o.m.: lämnas tom.
• Kontrollera inställningarna för utgivningens utgivningsfrekvens. Dessa uppgifter kommer i många fall att behöva justeras. Var noga med att ange rätt utgivningsfrekvens! Utöver de regelmässiga alternativen för dagligen/veckovis, månatligen och årligen, så finns möjlighet att ange ett bestämt antal häften under alternativet Annan regelmässighet.
• Klicka på Nästa längst ner till höger i vägvisaren när du är nöjd med inställningarna.

Steg 2

• Ange hur volym- och häftesposter ska namnges. En förhandsvisning visas i fönstret Första häfte visas som: längst ner till vänster i skärmbilden.
• Om du väljer en annan volymbeteckning än enbart år, så var noga med att ange vilken volym utgivningsplanen ska starta på. Det ska vara volymbeteckningen för det första häftet som ska ankomstregistreras.
• Ange vilket häfte utgivningsplanen ska starta på. Det ska vara häftesbeteckningen för det första häftet som ska ankomstregistreras.
• Klicka på Nästa längst ner till höger i vägvisaren när du är nöjd med inställningarna.

Steg 3

• När du kommer till steg 3 i vägvisaren, så presenteras en förhandsgranskning av de inställningar du har gjort i steg 1 och 2. Detta är bara en förhandsgranskning och inga poster har ännu skapats i katalogen.
• Kontrollera att förhandsgranskningen stämmer överens med utgivningsplanen från leverantören av tidskriften.
• Gå eventuellt tillbaka till steg 1 och 2 för att justera uppgifter som inte stämmer. Ändra inställningarna i steg 1 och 2 hellre än att ta bort och lägga till häften i förhandsvisningen i steg 3.
• Kontrollera att det första häftet i utgivningsplanen stämmer överens med det första häftet som ska ankomstregistreras. Det kan vara nödvändigt att justera startdatum i steg 1 för att rätt häften ska komma med i förhandsgranskningen av utgivningen. Om detta innebär att även häftesnummer som redan finns registrerade i katalogen visas i förhandsvisningen så justeras detta med hjälp av startdatum för abonnemanget, se vidare under Abonnemang, Fliken Abonnemangsinställningar
• När du är nöjd - klicka på Slutför för att spara utgivningsplanen.

Abonnemang

Du kan redigera abonnemanget i fliken Ankomstregistrering eller gå till fliken Abonnemang för att se en samlad bild av periodikaposter med utgivningsplaner och abonnemang. Om du dubbelklickar på ett abonnemang i fliken Ankomstregistrering, så kommer du åt och kan redigera inställningarna för abonnemanget. Observera att en utgivningsplan gäller för samtliga abonnemang som finns registrerade för en titel. I fliken Ankomstregistrering kan det alltså finnas flera rader med samma titel. Du behöver dock endast redigera utgivningsplanen en gång för varje titel.

Fliken Abonnemangsinställningar

• Dubbelklicka på ett abonnemang för att redigera inställningarna. Kontrollera abonnemangets giltighetstid. Om abonnemanget är fortlöpande, d v s inte har något känt stoppdatum, så sätter du en bock i rutan Fortlöpande. Välj ett startdatum för abonnemanget. Startdatumet ska vara samma datum, eller ett par dagar före, utgivningsdatum för det första häftet som ska ankomstregistreras. Startdatum för abonnemanget bestämmer vilka häften som kommer att kunna ankomstregistreras i detta abonnemang, oavsett om utgivningsplanen har ett tidigare startdatum och börjar med tidigare häftesnummer.
• Ange korrekta uppgifter under rubriken Leverantör och biblioteksenhet.

Fliken Ankomstinställningar

• För att kunna spara abonnemanget så måste du göra inställningar antingen under rubriken Utlåns- och biblioteksanvändning eller Ex. ska lämnas ut och inte återlämnas till biblioteket. Vilket du väljer beror på hur tidskrifterna som levereras i abonnemanget ska hanteras när de har kommit och ska ankomstregistreras.
• Klicka OK för att spara.

Ankomstregistrering

När du har genomfört stegen ovan så kan det första häftet ankomstregistreras för det abonnemang som du har startat i fliken Ankomstregistrering. Sök fram och markera titeln i listan. Kontrollera att det är rätt häfte som föreslås för ankomstregistrering längst ner i skärmbilden. Ankomstregistrera med eller utan streckkod. När det första häftet är ankomstregistrerat visas nästa häfte enligt utgivningsplanen med status Beställt. Nya häften kommer nu att genereras utifrån utgivningsplan och abonnemang och inställningarna ska inte ändras annat än i de fall det sker förändringar i framtiden.

Nya häften under befintlig årgångspost

Utifrån inställningarna i utgivningsplanen skapas poster i katalogen. Titeln kopieras från tidskriftens huvudpost/översiktspost. Namngivningen i utgivningsplanens steg 2 bestämmer vilka värden som skapas i fält 245 n (delbeteckning). För att nya häften ska skapas under en befintlig årgångspost i katalogen, så måste innehållet i den befintliga postens fält 245 n överensstämma med det värde som skapas vid registrering i periodikamodulen.

Observera att detta enbart gäller om du ankomstregistrerar häften under en årgångspost för en pågående årgång. Om du i stället börjar att ankomstregistrera häften i periodikamodulen från och med det första häftet på en ny årgång, så kommer den nya årgångsposten att skapas enligt de inställningar du gör för namngivning i utgivningsplanens steg 2.

Exempel 1: Enbart årtal i den befintliga årgångsposten Om det i den befintliga årgångsposten enbart står ett årtal i fält 245 n, så ska du välja alternativet Ingen volymbeteckning, enbart årgång i utgivningsplanens steg 2. Nya årgångsposter som genereras utifrån utgivningsplanen kommer att få ett fält 245 n som innehåller årtal för året. Systemet kommer också att känna igen en befintlig årgångspost med samma årtal som utgivningsplanens startår.

Exempel 2: Volymbeteckning i den befintliga årgångsposten Om det i den befintliga årgångsposten står en text, t ex ÅRGÅNG 16, i fält 245 n, så ska du välja alternativet Volymbeteckning i utgivningsplanens steg 2.

• Skriv samma text i fältet för fast text under Volymbeteckning i utgivningsplanen, t ex ÅRGÅNG.
• Ange att utgivningsplanen ska starta på 16 i fältet för Utgivningsplanen startar på.

Nya årgångsposter som genereras utifrån utgivningsplanen kommer att få ett fält 245 n som innehåller texten, ÅRGÅNG i exemplet, samt numret på årgången 16 i exemplet. Systemet kommer också att känna igen en befintlig årgångspost med samma innehåll, ÅRGÅNG 16.

Exempel 3: Annat format för volymbeteckning i den befintliga årgångsposten Om innehållet i den befintliga årgångspostens fält 245 n har ett format som inte kan matchas med hjälp av inställningarna för namngivning i utgivningsplanens steg 2, så måste den befintliga posten ändras. I annat fall kommer systemet inte kunna känna igen den befintliga årgångsposten och en ny årgångspost kommer att skapas.

• Om det i den befintliga årgångsposten står t ex 2013: Volym 34 i fält 245 n, så måste årtalet tas bort, därför att det inte finns något alternativ i utgivningsplanens steg 2 som motsvarar detta format. Inställningarna för namngivning i utgivningsplanens steg 2 görs sedan i enlighet med exempel 2.