Om Meddelandecenter
Denna instruktion beskriver hur du använder Meddelandecenter. En mer utförligt beskrivning med bilder kan du hämta här.
Modulen Meddelandecenter används för att generera olika typer av meddelanden till låntagare. Det finns totalt fyra olika meddelandetyper: Avisering, Påminnelse, Krav och Ersättningskrav. Beroende på vilka inställningar som har gjorts på respektive biblioteksenhet och för den enskilde låntagaren, kan meddelandena sändas som brev, e-post eller SMS. Läs mer om detta här.
Skärmbilden i Meddelandecenter är uppdelad i fem flikar: Rutiner, Inställningar, Arkiv, Mallar och Inkorg. Beroende på vilken användare som är inloggad i systemet, och vilka rättigheter denna användare har, kan flera av dessa flikar vara dolda.
Fliken Rutiner
Med systemet levereras färdiga standardrutiner som kan användas direkt. Rutinerna kan sorteras med hjälp av rullgardinsmenyerna Välj meddelandetyp och Välj enhet i den övre delen av skärmbilden.
Om du vill skriva ut Aviseringar för allt reserverat material som har kommit in, markerar du Avisering – allt och trycker därefter på knappen Kör meddelande i den nedre delen av skärmbilden. Fönstret Resultat av körning – Avisering öppnas då.
Nederst i bild visas två flikar. Under fliken Låntagare visas alla de låntagare som det ska skickas aviseringar till, medan titlarna visas under fliken Exemplar. (Det går även att visa vilka exemplar som är knutna till respektive låntagare, genom att klicka på plustecknet till vänster om låntagaren under fliken Låntagare). Om det är någon titel eller låntagare i listan som du inte vill skicka avisering till, tar du bort bocken i rutan framför den aktuella titeln/låntagaren.
I den övre menyn visas flera alternativ. Om du klickar på knappen Skriv ut, öppnas en ny meny. Det första alternativet i menyn ger dig möjlighet att förhandsgranska aviseringen. Alternativet Skriv ut brev och sänd e-post/SMS kan användas istället för knappen Sänd/skriv ut i skärmbildens nedre del. Det tredje alternativet Statusrapport kan vara inaktiverat, eftersom det endast är tillgängligt då fel uppstår med SMS-utskick. Alternativet Plocklista skriver ut en lista över de titlar som ska plockas vid utskrift av aviseringar, medan det sista alternativet i listan - Skriv ut alla meddelanden – skriver ut en kopia av alla brev. Oavsett om du tidigare har angett att brevet ska skickas som e-post eller SMS, väljer systemet här att skriva ut meddelandet som ett brev, eftersom funktionen är menad att ge en följesedel till reserverade böcker.
Till höger om knappen Skriv ut ges flera visningsalternativ. Beroende på vilken ikon du klickar, visas t.ex endast meddelanden som ska skickas via e-post, eller bara de meddelanden som är förbockade. I denna meny kan du även välja att markera eller avmarkera alla meddelanden i listan. Längst till höger i menyn finns det möjlighet att ändra hur du vill att meddelandena i listan ska skickas. Om du vill ändra hur endast ett av meddelandena ska skickas, måste du först markera detta i listan (klicka på raden). Därefter klickar du på knappen Sänd som… och väljer ett passande alternativ i listan. Hur breven kommer att skickas kan du se med hjälp av de ikoner som visas till vänster om respektive låntagare/titel. Om du vill skriva ut utan att först ange några särskilda kriterier, klickar du på knappen Sänd/skriv ut längst ner i skärmbilden. Du får då frågan ”Vill du skriva/sända brev/meddelanden nu?” Klicka på Ja. Därefter kommer du att bli tillfrågad om du vill uppdatera databasen. Om du klickar Ja kommer aviseringen efter utskrift att tas bort från listan över aviseringar som ska skickas, och lagras under fliken Arkiv. Om du klickar på Nej kommer du att bli tillfrågad igen innan du avslutar körningen av rutinen. Om du väljer Nej även då, kommer samma aviseringar att genereras nästa gång du kör rutinen, oavsett om de redan har skickats.
Fliken Inställningar
Under fliken Inställningar skapar du nya rutiner och redigerar inställningar för de redan befintliga. Här har du möjlighet att ange vilka kataloger, materialtyper, låntagargrupper och enheter som en rutin ska omfatta. Här anger du dessutom vilken mall som ska användas för vilken rutin.
I det översta fältet anger du rutinens namn. Du kan ändra på en redan existerande rutin (använd pilknappen till höger om fältet Namn på rutinen) eller skapa en ny. Tänk på att namnge nya rutiner så att du kan skilja dem från standardrutinerna. Tänk också på att namnet bör vara unikt för hela databasen. Du kan också skapa en rutin för endast en körning, här och nu. Då behöver du inte ange något namn eller spara dina inställningar.
I fältet Meddelandetyp kan du välja mellan aviseringsmeddelande, påminnelsemeddelande, krav och ersättningskrav. Beroende på vilken meddelandetyp du väljer, får du sedan möjlighet att sätta upp olika kriterier.
Med hjälp av pilknappen till höger om fältet Sänd som kan du ange om meddelandet ska skickas ut via brev, e-post eller SMS. För varje alternativ anger du dessutom, med hjälp av piltangenterna till höger om respektive fält, vilken brevmall som ska knytas till respektive meddelande. Obs! Valmöjligheterna och begränsningarna i dessa inställningar styrs av vilka inställningar som har gjorts för respektive biblioteksenhet i Databasadministrationen och för respektive låntagare i låntagarbilden eller i inställningarna för låntagargrupper. (Läs mer här.) Om du inte bockar för e-post och/eller SMS i ovan nämnda inställningar i Meddelandecenter, kommer dock de meddelanden som egentligen skulle ha skickats på detta sätt istället att skickas som vanliga brev.
I fältet Meddelande till låntagare kan du skriva in ett generellt meddelande som sedan kommer att synas i alla meddelanden, med undantag för de som skickas med SMS (av hänsyn till det begränsade utrymmet). För att redigera måste du klicka på pilknappen till höger om fältet. Ett nytt fönster öppnas då, i vilket du kan skriva in meddelandet.
I de fyra fälten nederst på skärmbilden kan du avgränsa körningen/rutinen till en särskild katalog, materialtyp, låntagargrupp eller enhet. Klicka på respektive knapp för att redigera urvalet. Bocka sedan för dina val och klicka på knappen Använd urval.
Till höger om konfigurationsfälten finns ytterligare tre alternativ:
- Sortera per låntagargrupp ordnar låntagarna efter låntagargrupp. Detta alternativ kommer till nytta om man t.ex. vill samla kraven för alla elever i en klass, och lämna över dessa krav till klassföreståndaren. Om detta alternativ inte är förbockat kommer låntagarna att ordnas i alfabetisk ordning.
- Använd ägande enhet är en inställning som begränsar körningen till att endast omfatta de exemplar som ägs av de enheter som har angetts i listan Visa alla enheter. Om du inte bockar för Använd ägande enhet kommer körningen att generera träffar på material som är utlånat/ska lånas ut på de valda enheterna, oavsett vilken enhet som äger materialet.
- Använd inloggad enhet är en viktig funktion för de bibliotek som delar databas med andra bibliotek. Om man bara vill visa den information som gäller den egna enheten, ska denna ruta bockas för.
Tänk på att spara dina nya inställningar. Om du vill ha en översikt över vilka inställningar som gäller för en rutin, klickar du på knappen Visa inställningar, som ligger bredvid knappen Spara. Om du klickar på knappen Återställ sätts alla värden i de nedre fälten till ”<Alla>”, och alla de andra fälten töms eller sätts till standardvärden. Fältet Namn på rutin töms.
När du är färdig kan meddelandena skickas. Klicka på Sänd meddelande. Om du har sparat dina inställningar kommer rutinen att sparas under fliken Rutiner.
Fliken Arkiv
Under fliken Arkiv hittar du en lista över de rutiner som har körts och som har uppdaterat databasen med ny information. Om något av någon anledning har gått galet i utskicken/utskrifterna av dina meddelanden, kan du gå in här och köra samma rutin igen. Meddelandena genereras då på nytt, med samma urvalskriterier som sist och med samma mall. Vid aviseringar känner systemet dessutom av om något av exemplaren i körningen redan är utlånat. Motsvarande gäller kravutskick, då systemet gallrar bort de meddelanden där aktuella exemplar redan har återlämnats. Annars går körningen normalt, med undantag för att databasen inte uppdateras om den uppdaterades redan i den första körningen. Arkiverade körningar är tillgängliga så länge de är aktuella. Detta innebär att aviseringar sparas tills alla dokument i körningen har hämtats och lånats ut, medan kravutskick raderas först när alla lån i körningen har återlämnats.
Fliken Mallar
När du skickar meddelanden till dina låntagare används olika fördefinierade mallar, som anger vilka uppgifter som respektive brev ska innehålla. Samma mall används för både brev och e-post. För SMS används dock en särskild mall, eftersom antalet tecken per SMS är begränsat (160 tecken per SMS). MM2 Meddelandecenter levereras med fyra standardmallar, en för varje meddelandetyp. Dessa kan inte redigeras. Om du vill ändra i mallar eller skapa nya, kan du läsa mer om detta här.
Fliken Inkorg
När du har kört en rutin som har genererat e-postmeddelanden kan du gå in här och kontrollera om du har fått något meddelande om misslyckade utskick. Om en låntagare besvarar ett meddelande är det också här svaret hamnar (om biblioteket inte har angett att svar ska skickas till en annan e-postadress utanför Meddelandecenter). Ta därför för vana att regelbundet kontrollera inkorgen.
Fr.o.m. version 2.7 kan du dessutom se vilka meddelanden som fortfarande ligger i utkorgen, och vilka meddelanden som har sänts. Klicka på pilen till höger om fältet Visa, och välj något av alternativet In, Ut, Sänd eller Sändning misslyckad.
